در ادامه باقی نکات در بهر هگیری از زمان را می آوریم:
3. ملاقات کنندگان
در خانه، محل کار، خیابان و محیطهاى دیگر اجتماعى با افراد گوناگون ارتباط داریم، ولى باید توجه داشته باشیم که بسیارى از این دیدارها و ارتباطها از سود مادى و معنوى تهى است. این دیدارها وقت را نابود مىسازد و انسان را از پرداختن به امور مهمتر باز مىدارد.
4. اطلاعات اضافى
بیشتر انسانها با اطلاعات، یادداشتها، و مطالب اضافى رو به رویند. این اطلاعات که ذهن یا میز و محل زندگىمان را اشغال کرده است، معمولًا به نابودى وقت مىانجامد. بررسى، مراجعات مکرر و بیهوده و بازبینى خاطرات نهفته در لابهلاى آنها، جز اتلاف وقت معنایى ندارد. براى پیشگیرى از این هزینه جبرانناپذیر، باید اطلاعات کیفى موجود، پس از دستهبندى و نه بستهبندى، در جاى مناسب قرار گیرند.
و اطلاعات کمّى به شکل فهرست، نمودار، جدول و غیره خلاصه شوند تا هنگام نیاز به بخشى از آنها به بازبینى کل ناگزیر نگردیم و وقت بسیار هزینه نکنیم.
5. خود محورى
خود محورى و خویش را قطب، ناظر و فاعل همه کارها دانستن نیز به اتلاف وقت مىانجامد. باید در انجام کارها از تفویض اختیار و یارى همکاران و دوستان بهره برد و از هزینه کردن وقت در امور کم اهمیت پرهیز کرد. افزون بر این، خود محورى سبب فشار عصبى و تنشهاى روانى شدید مىگردد. انسانهاى خود محور در انبوهى از اطلاعات دست و پا مىزنند و همواره از کمبود وقت شکوه مىکنند.
6. عدم تقسیم انرژى
انسان از ظرفیت و انرژى محدود برخوردار است. استفاده مؤثر از وقت، به تقسیم درست انرژى بستگى دارد. بسیارى از افراد در ساعات آغازین صبح، براى مثال از ساعت 8 تا 12 چنان انرژى مصرف مىکنند که انرژى جایگزین نیز نمىتواند آنها را براى فعالیتهاى بعدى آماده سازد. بنابراین، ساعات باقى مانده شبانهروزشان تحت تأثیر این خستگى مفرط و طاقت فرسا تلف مى شود.
7. عدم اولویت گذارى
نداشتن فهرستى از کارها و مشخص نبودن اولویتها، عامل دیگر نابود ساختن فرصتها است. کارهاى روزانه ما سه حالت دارند:
1. امور فورى
2. کارهاى متوسط
3. امور عادى و معمولى
اگر کارها درست اولویت بندى نشود، در موضوعات جزئى و بىاهمیت وقت بسیار هزینه مىکنیم و در نتیجه نمى توانیم به قدر کافى روى وظایف عمده و حساس متمرکز شویم.
داشتن یک دفترچه کوچک جهت فهرست کردن کارها بر اساس اهمیتشان بسیار سودمند است. گروهى از مردم، براى صرفه جویى بیشتر در وقت، فهرست کارها را به صورت نشانهاى نمادین کنار روز یا ساعت مشخص مىکنند. براى مثال در برابر ساعت 8 صبح، جهت پرداخت قبض برق، تصویر لامپ مىکشند و براى خرید لوازم التحریر 4 بعد از ظهر از شکل ساده مداد یا کتاب استفاده مىکنند.
8. نوع نگرش به زمان
نوع نگرش به زمان گویاى روش استفاده از آن است. روز، هفته و ماه دیدن زمان، به «سرقت پنهان» آن مىانجامد. براى جلوگیرى از این سرقت، باید زمان را دقیقه، لحظه و ثانیه ببینیم. برنامه ریزى دقیق و زمان بندى شده یعنى نجات دادن و ذخیره ساختن وقت. در پرتو این امر:
1. اهداف حرفهاى و شخصى سریعتر و مطمئن تر حاصل مى گردند.
2. وقت ذخیره مى شود.
3. وقت کافى براى رسیدن به کارها، وظایف و فعالیتها باقى مى ماند.
4. فشارهاى روزمره زندگى کاستى مىپذیرد و انسان از عادتها و روشهاى بهتر و مطمئنتر برخوردار مىشود.
راز موفقیت بسیارى از افراد موفق، استفاده بهینه و کارآمد از لحظات و فرصتهاى بسیار محدود زندگى است. این نوع بهرهگیرى از زمان، به آنها اجازه مىدهد:
1. نگرشى جامع و فرا گیرد داشته باشند.
2. روشمند برنامه ریزى کنند.
3. به پیشرفت حرفهاى و شخصى خویش پردازند.
4. هماهنگ عمل کنند.
5. آمادگىشان براى انجام کارها روز به روز بهتر شود.
6. در رویارویى با بحرانها و حوادث نامنتظره، خرسندى و تسلط داشته باشند.
7. در پایان روز از احساس مثبت بودن سرشار گردند.
8. زمان را ذخیره سازند.
9. ابهام در اهداف و مقاصد
مارک تواین مىنویسد: «اگر اهداف روشن نباشد، باید دو چندان زمان صرف نمود و دو چندان تلاش کرد.»[1] مدیریت زمان در بستر اهداف روشن و فعالیتهاى تعریف شده معنا مىیابد؛ چون اهداف محرک و مشوق فعالیتهایند. برنامه ریزى مبتنى بر هدف، روشى بهینه و پاسخگو است.
آن که در برنامههایش اهدافى آگاهانه و هوشمندانه پى مىگیرد، با استفاده از انضباط و انگیزش شخصى، بُعدى جدید در خویش پدید مىآورد که اصطلاحاً نیروهاى ناخودآگاه خوانده مىشود. روشن بودن اهداف و تعیین اولویتها ارتباط تنگاتنگ دارند. تعیین اولویت، اهداف روشن بسیار و آسان است و حتى مىتوان گفت، وقتى اهداف ابهام ندارد، میزان اهمیت و اولویت آنها احساس مىشود. ابهام در اهداف به عدم تعیین اولویت و در نتیجه از دست دادن فرصت در کارهاى کم اهمیت مىانجامد.
در پایان باید یادآور شد که به سازى و کیفى کردن برنامه ها به فراموش نکردن این شعار مشروط است: برنامه باید نوشته شود.
برنامه، بذر فرصتها است، و زمان، فصل بهار. هر که در بهار بذر نی فشاند، درو را تجربه نخواهد کرد.
باز تأکید مىکنیم: «برنامه ریزى یعنى نجات دادن و ذخیره سازى وقت».[2]
[1] ( 1). مدیریت زمان، لوتارجى سى ورت، توکلى نیا، نشر عصر ظهور، 1378.
[2] نهاد نمایندگى مقام معظم رهبرى در دانشگاهها (معاونت آموزشى و پژوهشى استادان و دروس معارف اسلامى)، پیش شماره ماهنامه پرسمان، 12جلد، مؤسسه فرهنگى و هنرى ابناء الرسول (ص) - تهران، چاپ: اول، 1392.
